Внедрение BI-системы и дашборд руководителя

Внедрение BI-системы нужно, когда собственник видит цифры с опозданием или в пяти разных отчётах. BI (бизнес-аналитика, от английского business intelligence) — это программы, которые забирают данные из учётных систем, сводят их вместе и показывают на панели показателей, её ещё называют дашбордом. SOBRIX настраивает такую панель на данных всей компании: деньги, продажи, склад и люди из 1С, CRM, касс и банка на одном экране, без ручных выгрузок. Поверх данных работает ИИ-аналитик: каждое утро присылает сводку и отвечает на вопросы обычным языком.

Зачем бизнесу BI-система

Без BI отчёт для собственника собирают вручную: бухгалтер выгружает данные из 1С, менеджер из CRM, кто-то сводит это в таблицу. На это уходят часы, цифры устаревают к моменту, когда отчёт готов, а разные отделы приносят разные цифры. Бизнес-аналитика и BI-системы закрывают эти проблемы:

• данные из всех систем собираются автоматически по расписанию;
• у всех одни и те же цифры, посчитанные по одним правилам;
• отклонения видны в день, когда они случились;
• руководитель филиала и собственник смотрят на одну и ту же панель с разным уровнем детализации.

Что показываем на дашборде руководителя

Набор показателей определяем вместе с вами на этапе разбора. Обычно начинаем с того, на что собственник смотрит каждую неделю, и добавляем остальное постепенно.

Сквозная аналитика

Сквозная аналитика показывает стоимость клиента по каждому каналу рекламы, от первого клика до оплаты. Для этого связываем рекламные кабинеты, сайт, CRM и платежи:

1. Яндекс Директ, VK Реклама и другие кабинеты дают расходы по кампаниям.
2. Яндекс Метрика и метки на сайте показывают, откуда пришёл посетитель.
3. CRM фиксирует заявку с источником и ведёт её до сделки.
4. Платёжный сервис и 1С подтверждают оплату.

В итоге видно, сколько стоил оплативший клиент из каждого канала. Стоимость клика или заявки этого не показывает: дешёвые заявки часто не доходят до оплаты. Такой отчёт помогает перераспределять бюджет между каналами по деньгам, которые они приносят.

ИИ для бизнес-аналитики

ИИ-аналитик работает поверх тех же данных, что и панель показателей.

• Утренняя сводка. Каждое утро собственник получает в Telegram или MAX короткую сводку из 1С, кассы и CRM: деньги, продажи и отклонения от плана.
• Вопросы обычным языком. «Какой филиал просел по выручке на прошлой неделе», «кто из покупателей просрочил оплату», «сколько продали по сравнению с прошлым месяцем». Аналитик строит запрос к данным и отвечает цифрами.
• Поиск отклонений. Если выручка точки упала или затраты выросли сверх обычного, аналитик пишет об этом и показывает, откуда взялось отклонение.

Пример утренней сводки

Условный пример, цифры и названия выдуманы для иллюстрации:

• Вчера выручка сети 412 000 ₽, это на 6% ниже среднего за вторник.
• Просадка в филиале на Ленина: не вышел один мастер, 9 записей перенесены.
• Поступило 37 заявок, 21 из рекламы во ВКонтакте, оплатили 8.
• Трое клиентов просрочили платёж по рассрочке больше чем на 5 дней.
• Сегодня ожидаются поступления 180 000 ₽ по автосписаниям абонементов.

ИИ для анализа бизнеса полезен руководителям, которым некогда открывать дашборд: сводка приходит сама, а за деталями можно спросить в чате. Подробнее о том, как ИИ работает с учётом: ИИ для 1С.

Какие показатели смотрят в разных отраслях

Когда BI внедрять рано

Панель показателей показывает то, что лежит в учётных системах. Если заявки ведутся в мессенджерах, оплаты отмечаются в тетради, а склад считают раз в квартал, панель покажет неполные цифры. В таком случае сначала наводим порядок в данных: связываем CRM с сайтом и ботами, настраиваем обмен с кассой и банком, переводим журналы в электронный вид. BI подключаем, когда данные начинают собираться автоматически. Часто оба этапа идут параллельно: первый блок панели строим на тех данных, которые уже в порядке.

На какой платформе строим

Панель показателей строим на вашей BI-платформе, если она уже есть, или в собственной панели внутри вашей системы. Выбор зависит от того, сколько у вас пользователей, кто будет менять отчёты сам и какие требования к хранению данных. Мы не навязываем конкретную программу: важнее, чтобы данные собирались правильно, а цифры совпадали с учётом.

Как устроено внедрение BI-системы

Сбор данных

Подключаемся к 1С, CRM, кассам, банку, рекламным кабинетам и складу через API, обмен файлами или выгрузки. Данные собираются в общую базу по расписанию. Если источник временно недоступен, обмен повторяется, а в журнале видно, что и когда не загрузилось.

Единые правила расчёта

Договариваемся, как считать каждый показатель: что считается выручкой, с какого момента сделка закрыта, как распределять возвраты. Без этого разные отчёты дают разные цифры, и доверие к панели пропадает.

Права доступа

Собственник видит всю компанию, директор филиала свою точку, руководитель отдела продаж свой отдел. Права настраиваются по ролям и оргструктуре.

Проверка цифр

Перед запуском сверяем данные панели с отчётами из 1С и CRM за прошлые периоды. Расхождения разбираем до того, как руководство начнёт принимать решения по панели.

С какими системами работаем

1С (УТ, ERP, Бухгалтерия, УНФ), МойСклад, amoCRM, Битрикс24, RetailCRM, YCLIENTS, iiko и r_keeper, онлайн-кассы, банки и платёжные сервисы, Яндекс Директ, VK Реклама, Яндекс Метрика, телефония. Подробнее на странице интеграций. Если данные разбросаны по системам, которые не связаны между собой, начинаем с общей базы: как это устроено, описано на странице разработки CRM и ERP.

Пример

Для сети кондитерских на iiko мы связали бот, мини-приложение, сайт и веб-приложение с одним каталогом. В системе больше 80 точек интеграции, а собственник видит деньги по каждой точке. Для пищевого производства федерального уровня руководство с телефона видит учёт сырья, выпуска и остатков и замечает отклонения во время смены. Подробнее про отрасль: автоматизация производства.

Данные и безопасность

Данные компании храним на серверах в России, для каждого клиента отдельный контур с ежедневными копиями. Если для ИИ-аналитика нужна зарубежная модель, зарубежным моделям передаём только запросы без персональных данных. Если данные нельзя выносить из компании, разворачиваем модель на вашем сервере.

Как проходит внедрение

1. Разбор. Выясняем, какие решения принимает руководство и на какие цифры смотрит, где лежат данные.
2. Архитектура. Описываем показатели, источники, правила расчёта и права доступа. Этапы и цену фиксируем в договоре.
3. Сборка. Подключаем источники и запускаем панель блоками: сначала деньги или продажи, затем остальное. Результат показываем каждую неделю.
4. Развитие. Добавляем показатели, ИИ-аналитика, сквозную аналитику, новые источники.

От чего зависит стоимость

Стоимость внедрения BI зависит от числа источников данных, показателей и пользователей, от того, нужна ли сквозная аналитика и ИИ-аналитик. После 30-минутного созвона SOBRIX называет примерный бюджет, цену каждого этапа фиксируем в договоре. Подробнее на странице цен. Обсудить дашборд для вашей компании.

Товарные знаки и названия сервисов принадлежат их правообладателям.