CRM для школы, студии и детского центра
CRM для школы и детского центра держит в одной базе учеников и семьи, абонементы, расписание, посещения и оплаты. Занятие списывается после отметки преподавателя, напоминания об оплате уходят сами, а данные детей хранятся в отдельном контуре.
CRM для школы нужна, когда администратор тратит день на расписание, сверку абонементов и звонки родителям. SOBRIX собирает систему для школ, студий, детских центров и спортивных секций: ученики и семьи, абонементы и пробные занятия, расписание педагогов и залов, посещения, оплаты и рассрочка. Преподаватель отмечает присутствие, занятие списывается с абонемента, клиент получает напоминание о следующем платеже. Если у вас сеть филиалов, все точки работают в одной базе с ролями для управляющей компании.
Типичные задачи образовательных проектов
- Расписание ведётся в таблице, переносы и замены педагогов теряются.
- Остаток занятий по абонементу считают вручную, родители спорят о списаниях.
- Администратор обзванивает должников и напоминает об окончании абонемента.
- Дорогое обучение трудно продать без рассрочки.
- Заявки и пробные занятия из разных филиалов и каналов не доходят до продажи.
- Справки и сведения о здоровье детей лежат в общей папке или в мессенджере.
Что входит в CRM для детского центра
Ученики и семьи
Карточка семьи: родители, дети, контакты, история абонементов и оплат. Один родитель может оплачивать занятия нескольких детей в разных направлениях.
Абонементы
Абонементы на число занятий или на период, заморозка, продление, смена тарифа. Остаток видят администратор и, если нужно, родитель в боте или личном кабинете.
Расписание и посещения
Расписание по педагогам, группам, залам и филиалам. Преподаватель отмечает посещение с телефона, и занятие списывается с абонемента. Пропуски, отработки и переносы учитываются по правилам, которые задаёте вы.
Оплаты, рассрочка и автосписания
Эквайринг, СБП, оплата по ссылке, банковская рассрочка и рекуррентные платежи для ежемесячных абонементов. Чек по 54-ФЗ формируется сам. Подробнее на странице рекуррентные платежи.
Напоминания
О занятии, списании, просрочке и окончании абонемента. Уходят в Telegram, MAX или СМС без участия администратора.
Заявки и пробные занятия
Заявки с сайта, из мессенджеров и рекламы приходят с источником. ИИ-менеджер отвечает родителям, предлагает время пробного занятия и записывает в расписание.
Отчёты для руководителя
Выручка, долги, ожидаемые поступления, заполняемость групп и загрузка педагогов по филиалам.
Пробные занятия и отток
Система отмечает, кто пришёл на пробное занятие и не купил абонемент, и чей абонемент закончился без продления. По этим спискам ИИ-менеджер или администратор связывается с родителем и предлагает удобное время.
Роли в системе
| Роль | Что видит и делает |
|---|---|
| Руководитель или управляющая компания | все филиалы, выручку, долги, заполняемость групп, загрузку педагогов |
| Администратор филиала | расписание, заявки, абонементы и оплаты своей точки |
| Преподаватель или тренер | свои группы и расписание, отмечает посещения |
| Родитель или ученик | остаток занятий, расписание, оплата и напоминания в боте |
| ИИ-агент | только те данные и действия, которые ему разрешили |
Преподаватель не видит оплаты, администратор одного филиала не видит клиентов другого. Каждое действие записывается в журнал.
Бот для родителей
Родителю удобнее всего общаться со школой в мессенджере. Бот в Telegram или MAX показывает расписание ребёнка и остаток занятий по абонементу, принимает оплату и продление, присылает напоминания о занятии и списании. Через того же бота можно записаться на пробное занятие или перенести урок. Подробнее о ботах и мини-приложениях на странице боты в MAX и Telegram.
Как работает абонемент: условный пример
Условный пример. Имена, суммы и даты придуманы для иллюстрации.
| Дата | Событие | Что происходит в системе |
|---|---|---|
| 2 сентября | родитель оформляет рассрочку на абонемент из 8 занятий | банк одобряет рассрочку, CRM создаёт абонемент |
| 2 сентября | первый платёж | онлайн-касса пробивает чек по 54-ФЗ |
| 15 сентября | преподаватель отмечает посещение | с абонемента списано занятие, осталось 7 из 8 |
| 30 сентября | до списания один день | родитель получает напоминание в Telegram |
| 1 октября | автосписание | платёж проведён, абонемент продлён |
CRM для онлайн-школы и спортивных школ
CRM для онлайн-школы
Для онлайн-обучения важны приём оплат, рассрочка, автосписания за доступ к курсу и напоминания. Расписание вебинаров и групп ведётся так же, как очных занятий, а доступ к материалам открывается после оплаты.
CRM для спортивных школ и студий
Спортивные секции и фитнес-студии работают на абонементах: число посещений, срок действия, заморозка. Списание после отметки тренера, автопродление и напоминания настраиваются так же, как в школе. Если абонементы и посещения уже ведутся в вашей учётной системе, связываем CRM с ней, чтобы данные не вводили дважды.
Данные детей и 152-ФЗ
Данные детей относятся к персональным данным, а сведения о здоровье по 152-ФЗ входят в специальную категорию с более строгими требованиями. Поэтому мы выносим их из общей базы.
- Справки и сведения о здоровье хранятся в отдельном контуре.
- Доступ к ним есть только у ролей, которым он нужен по работе.
- Каждое обращение к данным записывается в журнал доступа: кто, когда и что открыл.
- Персональные данные храним на серверах в России. Зарубежным моделям передаём только запросы без персональных данных.
Порядок согласий и внутренние документы по персональным данным остаются за вашим ответственным лицом. Мы делаем так, чтобы система не мешала эти требования выполнять.
Примеры из наших проектов
Сеть творческих студий для детей и взрослых
Франшиза с несколькими филиалами. SOBRIX собрал ERP для всей сети: клиенты и семьи, абонементы, расписание, посещения, оплаты и роли для управляющей компании и филиалов. Справки и сведения о здоровье хранятся отдельно от остальной базы, в контуре с журналом доступа.
Федеральная модельная школа
Сеть школ моделей в разных городах. Дорогое обучение нужно было продавать в рассрочку. Подключили приём оплат, банковскую рассрочку, онлайн-кассу и связку с CRM: менеджер нужного города получает заявку уже с оплатой. Подробнее о работе с сетями на странице автоматизация франшизы.
Как проходит внедрение
- Разбор. Смотрим, как сейчас ведутся расписание, абонементы и оплаты, сколько ручной работы у администраторов.
- Архитектура. Описываем правила абонементов, роли педагогов и администраторов, интеграции с банком и кассой. Этапы и цену фиксируем в договоре.
- Сборка. Запускаем модули по одному: обычно сначала расписание и посещения, затем оплаты и напоминания. Обучаем педагогов и администраторов.
- Развитие. Добавляем филиалы, ИИ-агентов и новые сценарии, считаем эффект в деньгах и часах.
Как устроена разработка собственных систем, описано на странице CRM и ERP.
От чего зависит стоимость
Число филиалов и направлений, правила абонементов, нужна ли рассрочка и автосписания, какие системы уже работают, нужен ли отдельный контур для медицинских данных. После созвона называем примерный бюджет, подробнее на странице цены. Обсудить CRM для вашей школы.
Смежные страницы
- Рекуррентные платежи и автосписания
- CRM и ERP под ваши процессы
- Автоматизация франшизы и сети филиалов
- ИИ-менеджер для заявок и пробных занятий
- Все отрасли
Ещё по теме
Частые вопросы
Какая CRM для школы подойдёт, если у нас абонементы и рассрочка?
Нужна система, где абонемент списывается по отметке преподавателя, а оплаты, рассрочка и автосписания связаны с карточкой ученика. SOBRIX собирает такую CRM или настраивает вашу и подключает банк и кассу.
Можно ли сделать CRM для детского центра с несколькими филиалами?
Да. Все филиалы работают в одной базе, у управляющей компании и каждой точки свои роли и права. Отчёты по деньгам и загрузке видны по каждому филиалу.
Как в CRM для онлайн-школы принимать оплату частями?
Подключаем банковскую рассрочку и рекуррентные платежи. Клиент оформляет рассрочку сам, менеджер видит статус, напоминания о платежах уходят автоматически.
Подойдёт ли система для спортивной школы или фитнес-студии?
Да, логика та же: абонементы, расписание тренеров, отметка посещений, заморозка и автопродление. Если абонементы уже ведутся в вашей учётной системе, связываем CRM с ней.
Как хранить данные детей по 152-ФЗ?
Справки и сведения о здоровье выносим в отдельный контур с журналом доступа, данные храним на серверах в России. Доступ получают только нужные роли.
Можно ли связать CRM с учётной системой, где у нас ведутся абонементы?
Да, если у вашей учётной системы есть API, обмен файлами или выгрузки. Возможности обмена проверяем на разборе и заранее говорим, какие данные получится передавать в обе стороны.
Что делать, если родитель оспаривает списание занятия?
В системе видно, какой преподаватель и когда отметил посещение. История списаний по абонементу хранится в карточке ученика.
Готовы собрать бизнес в систему?
Разберём ваши процессы, покажем похожие проекты и назовём сроки и примерную стоимость.