Автоматизация бизнес-процессов компании

Автоматизация бизнес-процессов в SOBRIX начинается с того, что мы проходим процессы вместе с вашей командой: откуда приходят клиенты, где их теряют, что сотрудники делают руками и сколько времени на это уходит. По итогам разбора получается карта процессов и список приоритетов. Затем мы связываем ваши системы через общую базу клиентов, заказов и денег и автоматизируем по одному процессу за раз, начиная с того, где теряется больше всего денег или времени. Каждый модуль сразу уходит в работу, результат показываем каждую неделю.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс — это повторяющаяся цепочка действий с понятным результатом: от заявки до оплаты, от закупки сырья до отгрузки, от счёта поставщика до проводки в 1С. Автоматизация бизнес-процессов предприятия означает, что часть шагов в этой цепочке выполняет система: переносит данные, создаёт документы, ставит задачи, напоминает, считает. Сотрудник занимается тем, где нужно решение человека.

Цифровизация бизнес-процессов шире: это перевод работы из бумаги, таблиц и мессенджеров в связанные системы. Подробнее об этом в статье цифровизация бизнеса. Автоматизация обычно идёт следом: когда данные уже в системе, их можно обрабатывать без ручного труда.

Признаки, что процессы пора автоматизировать

• Одни и те же данные сотрудники вводят в 1С, CRM и таблицу.
• Заявки, пришедшие вечером и в выходные, ждут ответа до утра понедельника.
• Менеджер ищет оплату в банковской выписке, чтобы закрыть сделку.
• Отчёт для собственника собирают вручную раз в неделю, и цифры отделов не сходятся.
• Бухгалтер переносит данные из счетов и УПД руками.
• Филиалы ведут учёт каждый по-своему, сравнить их нельзя.
• Новый сотрудник неделями разбирается, где что лежит и кого спросить.

Если вы узнали свою компанию в двух-трёх пунктах, начинать стоит с них. На разборе мы оцениваем, сколько часов и денег уходит на каждый такой участок, и по этой оценке выбираем первый модуль.

Наш подход

1. Разбор

Интервью с собственником и сотрудниками, список систем и ручных операций. Смотрим, сколько раз одни и те же данные вводятся в разные места, где заявки ждут ответа, где отчёт собирается вручную.

2. Карта процессов

Описываем, как процесс идёт сейчас и как он пойдёт после автоматизации, кто за какой шаг отвечает. Отмечаем приоритеты: какой процесс автоматизировать первым и почему.

3. Общая база

Решаем, откуда берутся данные и где они хранятся. Клиенты, заказы, деньги, склад, производство, документы и расписание собираются в одну базу. Без этого каждая новая автоматизация становится ещё одной отдельной программой, и данные снова расходятся.

4. Модули по одному

Запускаем модули последовательно. Первый процесс начинает работать до окончания проекта, команда учится по ходу, а следующие модули строятся с учётом того, что уже показала практика.

Какие процессы автоматизируем

Пример сценария: от заявки до оплаты

Условный пример для сети студий. Клиент оставляет заявку на сайте вечером. ИИ-менеджер отвечает в мессенджере через минуту, уточняет возраст ребёнка и удобные дни и записывает на пробное занятие в свободное окно. В CRM появляется сделка с источником рекламы. Утром администратор филиала видит запись в расписании. После пробного занятия клиент оплачивает абонемент по ссылке, онлайн-касса пробивает чек, абонемент появляется в карточке, оплата уходит в 1С. Собственник видит в утренней сводке, сколько заявок пришло из каждого канала и сколько из них оплатили. Ни один сотрудник в этой цепочке не переносил данные из одной программы в другую.

Системы автоматизации бизнес-процессов

Программы для автоматизации бизнес-процессов бывают разные, и мы подбираем их под задачу.

Часто в одном проекте работают несколько типов: учёт в 1С, продажи в CRM, обмен уведомлениями через n8n и ИИ-агенты поверх общей базы.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью ИИ

Классическая автоматизация работает по жёстким правилам: если пришёл платёж, отметь заказ оплаченным. ИИ-автоматизация бизнес-процессов нужна там, где на входе текст, речь или документ, который нельзя разобрать простым правилом:

• клиент пишет свободным текстом, и нужно понять, чего он хочет, и записать его;
• поставщик прислал УПД в формате PDF, и данные нужно занести в 1С и сверить с договором;
• звонок нужно расшифровать и проверить, выполнил ли менеджер скрипт;
• сотрудник спрашивает, как оформить возврат, и ответ лежит в регламенте на сорока страницах.

ИИ-агент действует в системах с правами сотрудника, каждое действие записывается в журнал. Сложный случай агент передаёт человеку. Подробнее: внедрение ИИ в бизнес и ИИ-агенты.

Связь со структурой компании

Автоматизация переносит в систему то, как компания устроена. Если не ясно, кто отвечает за заявку после оплаты или кто утверждает скидку, система закрепит эту путаницу. Поэтому перед запуском ERP или CRM мы при необходимости описываем:

• оргструктуру и зоны ответственности: кто за какой участок отвечает;
• регламенты процессов: как заявка проходит от первого контакта до оплаты, что делать при отклонении;
• роли и права для будущей системы: кто что видит и что может менять;
• показатели для собственника и руководителей: по каким цифрам оценивать работу.

Под эту структуру настраиваем роли и права в системе. В сети филиалов управляющая компания видит всю сеть, филиал видит себя, сотрудник видит свои задачи.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Всего у SOBRIX 18 проектов в девяти отраслях, подробнее на странице проекты и кейсы.

Данные и безопасность

Персональные данные храним на серверах в России. Зарубежным моделям передаём только запросы без персональных данных. Если данные нельзя выносить из компании, разворачиваем модель и сервисы автоматизации на вашем сервере. Код и база принадлежат вашей компании.

Как проходит внедрение

1. Разбор. Интервью, список систем и ручных операций. На выходе карта процессов и приоритеты.
2. Архитектура. Схема интеграций, роли и права, участки для ИИ-агентов. На выходе схема системы и договор с ценой каждого этапа.
3. Сборка. Модули по одному, обучение команды. Результат каждую неделю.
4. Развитие. Поддержка и мониторинг, новые сценарии, отчёт об эффекте в деньгах и часах.

От чего зависит стоимость

Стоимость автоматизации зависит от числа процессов и систем, объёма интеграций, нужны ли своя CRM или ERP и ИИ-агенты, а также от того, где работает модель. После 30-минутного созвона называем примерный бюджет, цену каждого этапа фиксируем в договоре до начала работ. Подробнее на странице цен. Обсудить автоматизацию процессов.

Товарные знаки и названия сервисов принадлежат их правообладателям.