Цифровизация бизнеса: с чего начать
Цифровизация бизнеса — это перевод работы компании в связанные цифровые системы, где данные о клиентах, заказах, деньгах и производстве появляются один раз и доступны всем, кому нужны. Начинать её стоит с оргструктуры, регламентов и показателей, а программы подбирать уже под них.
Автор материала: команда SOBRIX.
Цифровизация бизнеса означает, что процессы компании ведутся в цифровых системах, а данные из них связаны между собой. Заявка с сайта попадает в CRM, оплата подтверждается банком, чек уходит в кассу, остаток списывается в учёте, а руководитель видит итог на панели показателей. Начинают цифровизацию с описания того, кто за что отвечает и какие показатели важны, затем строят единую базу и автоматизируют процессы по одному. SOBRIX проходит этот путь вместе с клиентами от разбора процессов до работающей системы.
Чем цифровизация отличается от автоматизации
| Признак | Автоматизация | Цифровизация |
|---|---|---|
| Масштаб | отдельная операция или процесс | работа всей компании |
| Пример | счёт формируется сам по заказу | заказ, склад, оплата, касса и отчёт связаны в одной базе |
| Результат | меньше ручного труда на участке | руководитель видит компанию целиком, данные не теряются между отделами |
| С чего начинают | с конкретной операции | с оргструктуры, регламентов и показателей |
Автоматизация — инструмент цифровизации. Можно автоматизировать десяток операций в разных программах и так и не получить общей картины, если программы не связаны. Подробнее об автоматизации отдельных процессов — на странице автоматизация бизнес-процессов.
С чего начинать цифровизацию бизнеса
Первый шаг — описать саму компанию. У нас это отдельное направление «Структура и система компании».
| Что описываем | Зачем это цифровизации |
|---|---|
| Оргструктура и зоны ответственности | понятно, кто владелец каждого процесса и кто принимает результат |
| Регламенты основных процессов | понятно, что именно автоматизировать и в каком порядке идут шаги |
| Показатели для собственника и руководителей | понятно, какие данные система должна собирать и показывать |
| Роли и права для будущей системы | понятно, кто что видит и что может менять |
Пример: перед запуском ERP описываем, кто за что отвечает, и под это настраиваем роли и права в системе. Если пропустить этот шаг, программа повторит текущую путаницу, только в цифровом виде.
Цифровизация бизнес-процессов: единая база
Главное техническое условие цифровизации — единая база клиентов, заказов, денег, склада и документов. Каждая система (1С, CRM, касса, сайт, бот, телефония) пишет в неё и читает из неё. Тогда:
- клиент заводится один раз и узнаётся в любом канале;
- заказ не нужно переносить из бота в кассу вручную;
- оплата сама сверяется с заказом;
- отчёт собирается без выгрузок в таблицы.
Пример из проекта SOBRIX: в сети кондитерских бот, мини-приложение, сайт и веб-приложение работают с одним каталогом и одной корзиной, заказ уходит в iiko и на кухню. В этой системе больше 80 точек интеграции.
Единую базу строят двумя способами: связывают существующие системы интеграциями или разрабатывают CRM и ERP под процессы компании и подключают к ней остальное.
Признаки, что пора заниматься цифровизацией
- Руководитель узнаёт о проблеме из звонка, а не из отчёта.
- Одни и те же данные вносят в две-три программы.
- Заявки теряются между сайтом, мессенджерами и CRM.
- Каждый филиал ведёт учёт по-своему.
- Отчёт за месяц собирают несколько дней вручную.
- Новый сотрудник долго разбирается, где что лежит.
Цифровизация по направлениям
| Направление | Что переводится в цифру | Связь с базой |
|---|---|---|
| Маркетинг | источники заявок, рекламные кабинеты, стоимость клиента по каналам | заявка приходит в CRM с источником |
| Продажи | заявки, сделки, переписка, звонки | сделка видит оплату и заказ |
| Платежи | эквайринг, СБП, рассрочка, абонементы, чеки по 54-ФЗ | оплата сверяется с заказом |
| Учёт | товары, остатки, документы, расчёты с контрагентами | данные идут в 1С и обратно |
| Производство | сырьё, выпуск, журналы смен | план и факт видны в течение смены |
| Сотрудники | роли, права, регламенты, база знаний | каждый видит свою часть данных |
Каждое направление можно цифровизовать отдельно. Пользы больше, когда все они работают на общей базе: тогда видно, какой канал рекламы привёл клиента, который оплатил, и сколько на нём заработали. Подробнее о связке платежей — на странице платежи.
Порядок шагов
- Разбор. Интервью с собственником и сотрудниками, список систем и ручных операций. На выходе карта процессов и приоритеты.
- Структура. Оргструктура, регламенты, показатели, роли и права.
- Архитектура. Решаем, откуда берутся данные, какие системы остаются, какие связываем, где нужна своя разработка.
- Первый процесс. Цифровизуем участок, где теряется больше всего денег или времени.
- Следующие модули. Подключаем остальные процессы по одному, каждый сразу уходит в работу.
- Панель показателей. Собираем данные из 1С, CRM, касс и банка на одном экране. Подробнее — BI-системы и дашборды.
- Развитие. Считаем эффект в деньгах и часах, добавляем ИИ-агентов поверх единой базы.
Автоматизация и цифровизация производства
На производстве цифровизация начинается с учёта: сырьё, выпуск, остатки, смены. Пока эти данные живут на бумаге и в таблицах, отклонения видны с опозданием.
В проекте SOBRIX для пищевого производства федерального уровня мы собрали цифровой контур завода: учёт сырья, выпуска и остатков, электронные журналы смен, производственные документы и контроль транспорта на въезде. Учёт от сырья до отгрузки ведётся в течение смены, руководство видит отклонения во время смены. Подробнее — на странице автоматизация производства.
Цифровизация сети и франшизы
В сетях к общим задачам добавляется ещё одна: управляющая компания и филиалы должны работать в одной базе, но видеть разное. Пример из проекта SOBRIX: для сети творческих студий мы собрали ERP, где клиенты и семьи, абонементы, расписание, посещения и оплаты всех филиалов ведутся в одной системе, а роли разделены между управляющей компанией и точками. Данные детей хранятся в отдельном контуре с журналом доступа. Подробнее — на странице франшизы и сети филиалов.
Как понять, что цифровизация работает
До старта зафиксируйте несколько цифр, после запуска каждого модуля сравнивайте:
- сколько часов сотрудники тратят на перенос данных и отчёты;
- сколько заявок теряется между каналами;
- как быстро руководитель видит отклонения;
- сколько ошибок в документах и остатках.
Эффект считают в деньгах и часах. Если модуль не даёт эффекта, это видно сразу, и следующий этап можно скорректировать.
Частые ошибки цифровизации
- Покупка программы до описания процессов. Компания подстраивается под логику программы, а часть работы уходит обратно в таблицы.
- Много несвязанных систем. Каждый отдел доволен своей программой, а общей картины нет.
- Попытка перевести всё сразу. Проект затягивается, сотрудники устают, результата долго не видно.
- Нет владельца процесса. Некому принимать результат и решать спорные вопросы.
- Нет исходных цифр. После запуска непонятно, стало ли лучше.
- Права доступа «всем на всё». В сетях и франшизах филиалам нужны свои роли.
- Персональные данные без плана. Заранее решите, где они хранятся. Мы храним их на серверах в России.
Кто ведёт цифровизацию в компании
Цифровизация меняет то, как работают отделы, поэтому её нельзя полностью отдать подрядчику или IT-отделу. Нужны:
- собственник или руководитель, который определяет приоритеты и принимает результат;
- владельцы процессов, которые знают, как работа идёт на самом деле, и согласуют регламенты;
- исполнитель, который проектирует базу, делает интеграции и разработку;
- сотрудники, которые первыми работают с новыми модулями и сообщают, что неудобно.
Хорошо, если с вашей стороны есть один человек, который собирает вопросы от отделов и быстро согласует решения по этапам. В SOBRIX мы на этапе разбора договариваемся, кто будет этим человеком.
Цифровизация и данные
Персональные данные клиентов и сотрудников регулирует 152-ФЗ. При цифровизации заранее решают, в какой системе они хранятся, кто имеет к ним доступ и как это записывается. Мы храним персональные данные на серверах в России, а для особо чувствительных сведений делаем отдельный контур с журналом доступа.
Где в цифровизации ИИ
ИИ-агенты работают поверх единой базы: записывают клиентов, отвечают на заявки, заносят документы, готовят утреннюю сводку собственнику. Без связанных данных агенту не на что опираться. Поэтому порядок такой: сначала структура и база, потом ИИ. Как внедрять ИИ по шагам, описано в статье как внедрить ИИ в бизнес, а что такое ERP — в статье что такое ERP-система.
Обсудить цифровизацию вашей компании.
Ещё по теме
Частые вопросы
Что такое цифровизация бизнеса?
Это перевод работы компании в связанные цифровые системы на единой базе клиентов, заказов, денег и производства. Данные вносятся один раз и доступны всем, кому нужны, а руководитель видит компанию целиком.
Чем цифровизация отличается от автоматизации?
Автоматизация убирает ручной труд в отдельной операции. Цифровизация связывает все процессы компании в одну систему. Автоматизация — один из инструментов цифровизации.
С чего начать цифровизацию бизнес-процессов?
С оргструктуры, регламентов и показателей: кто за что отвечает, как идут процессы и какие цифры важны. Затем выбирают первый процесс, где теряется больше всего денег или времени.
Нужно ли менять все программы при цифровизации?
Не обязательно. Часто 1С и CRM остаются, а их связывают интеграциями через общую базу. Своя разработка нужна там, где готовые программы не покрывают процессы.
Как проходит цифровизация производства?
Начинают с учёта сырья, выпуска и остатков и электронных журналов смен. Затем добавляют документы, контроль въезда и панели показателей для руководства.
Что такое единая база при цифровизации?
Это общее хранилище клиентов, заказов, денег, склада и документов, с которым работают все системы компании: 1С, CRM, касса, сайт, боты. Клиент и заказ заводятся один раз, а отчёты собираются без ручных выгрузок.
Сколько стоит цифровизация бизнеса?
Зависит от числа процессов, систем и интеграций. Цену каждого этапа фиксируем в договоре, подробнее на странице цены.
Готовы собрать бизнес в систему?
Разберём ваши процессы, покажем похожие проекты и назовём сроки и примерную стоимость.