ERP-система: что это такое простыми словами

Автор материала: команда SOBRIX.

ERP-система, что это такое простыми словами? ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) — информационная система, которая объединяет учёт всех ресурсов компании: денег, товаров, сырья, оборудования и людей. Когда менеджер оформляет заказ, ERP сразу резервирует товар на складе, планирует производство или закупку, выставляет счёт и показывает бухгалтерии ожидаемую оплату. Без ERP то же самое делают вручную в нескольких программах и таблицах. В SOBRIX мы разрабатываем ERP под процессы компании и связываем её с 1С, кассами и банками.

Для чего нужны ERP-системы

• Одна база вместо нескольких. Заказы, остатки, оплаты и производство не нужно сводить вручную.
• План и факт. Видно, сколько планировали выпустить или продать и сколько получилось.
• Сквозные процессы. Заказ проходит от продажи до отгрузки и оплаты без переноса данных между программами.
• Роли и права. Каждый сотрудник и филиал видит свою часть данных.
• Отчёты для руководителя. Деньги, продажи, склад и производство на одном экране.

Как работает ERP-система

В основе ERP лежит общая база данных. Модули (продажи, склад, производство, финансы) пишут в неё и читают из неё. Пример цепочки:

1. Менеджер создаёт заказ клиента в модуле продаж.
2. Система проверяет остаток и резервирует товар или ставит задание на производство.
3. Производство списывает сырьё и отмечает выпуск, остатки обновляются.
4. Склад отгружает заказ, система формирует документы.
5. Финансы видят ожидаемую оплату, а после поступления заказ закрывается.

Каждый шаг меняет данные в одной базе, поэтому все отделы сразу видят актуальное состояние.

Модули ERP-системы

Набор модулей зависит от отрасли. Сети студий не нужен модуль производства, зато нужны абонементы, расписание и посещения. Пищевому производству важны журналы смен и учёт сырья.

ERP, CRM, MRP, MES и WMS: в чём разница

MRP исторически стала основой ERP: сначала системы считали потребность в материалах, потом к ним добавили финансы, продажи и персонал. MES и ERP работают в паре: ERP планирует, что и когда выпустить, а MES показывает, что происходит в цехе прямо сейчас. CRM часто делают отдельной системой, которая обменивается данными с ERP. Подробнее о том, как мы связываем их, — на странице CRM и ERP.

Виды ERP-систем

• По способу размещения: на сервере компании или в облаке.
• По охвату: отраслевые (для производства, торговли, общепита) и универсальные.
• По способу появления: коробочные (готовый продукт с настройкой) и разработанные под компанию.

ERP-системы: какие есть и примеры

Среди российских ERP-систем широко известны 1С:ERP и «Галактика». Многие компании работают на конфигурациях 1С и дополняют их отраслевыми программами, например iiko в общепите. Выбор зависит от отрасли, масштаба и того, насколько процессы компании совпадают с логикой готовой программы.

Примеры из наших проектов

В сети студий вся сеть работает в одной системе, а занятие списывается с абонемента после отметки преподавателя. На производстве руководство видит отклонения во время смены. Другие примеры — на странице проекты.

Коробочная ERP или своя: честное сравнение

Если готовая система закрывает ваши процессы, её и стоит брать, а разработку тратить на интеграции. Своя ERP оправдана, когда готовые программы заставляют менять работу под себя или не связываются с остальными системами. Часто встречается и смешанный вариант: 1С остаётся учётной системой, а своя система ведёт клиентов, расписание или производство и обменивается с 1С данными в обе стороны.

Когда малому и среднему бизнесу нужна ERP

Признаки, что пора:

• данные о заказах, складе и деньгах живут в разных программах и не сходятся;
• руководитель собирает отчёт вручную и видит проблемы с опозданием;
• у компании несколько филиалов или франшиза, и нужна одна база с ролями;
• учёт производства ведётся на бумаге или в таблицах;
• сотрудники часть работы ведут в таблицах, потому что текущая система её не покрывает.

Если компания небольшая и процессы простые, иногда достаточно CRM и 1С, связанных между собой. Начинать стоит с оргструктуры и регламентов: кто за что отвечает, какие показатели важны. Об этом подробнее в статье цифровизация бизнеса.

Как проходит внедрение ERP

1. Разбор процессов. Интервью с собственником и сотрудниками, список систем и ручных операций, карта процессов.
2. Оргструктура и роли. Кто за что отвечает, какие права нужны управляющей компании, филиалам и отделам.
3. Архитектура. Какие модули нужны, какие данные приходят из 1С, касс, банков и сайта, какие системы остаются.
4. Перенос данных. Справочники клиентов, товаров, сотрудников и остатки на дату запуска.
5. Запуск модулей по одному. Каждый модуль сразу уходит в работу, сотрудников обучают по ходу.
6. Развитие. Новые сценарии, отчёты и подключение ИИ-агентов.

Запуск по одному модулю снижает нагрузку на команду: сотрудники осваивают систему частями, а первый результат виден до окончания проекта.

ERP и 1С: как они уживаются

Во многих компаниях 1С уже ведёт бухгалтерию и торговый учёт, и отказываться от неё нет смысла. Тогда возможны варианты:

• 1С:ERP или другая конфигурация 1С становится основной системой, к ней подключают сайт, кассы и CRM;
• 1С остаётся учётной системой, а отраслевые процессы (абонементы, расписание, журналы смен) ведутся в своей системе, которая обменивается с 1С в обе стороны;
• 1С связывают с маркетплейсами, банками и ЭДО, а отдельная ERP не нужна.

Какой вариант подходит, решают на этапе разбора. Об обмене данными с 1С подробнее на странице интеграции.

Что подготовить перед внедрением ERP

• Список процессов, которые должны жить в системе, и их владельцев.
• Справочники: клиенты, товары, сырьё, склады, филиалы, сотрудники.
• Перечень систем, с которыми нужен обмен: 1С, кассы, банки, сайт, CRM.
• Показатели, которые руководитель хочет видеть каждый день.
• Требования к данным: есть ли персональные данные и сведения, которые хранят отдельно.

Частые ошибки при выборе ERP

• Выбирать систему по списку функций, не описав свои процессы.
• Переносить в новую систему все старые справочники без чистки.
• Запускать все модули одновременно.
• Не предусмотреть роли и права для филиалов.
• Забыть про интеграции с кассами, банками и сайтом.

С каких модулей начинать

Начинать стоит с модуля, где сейчас больше всего ручной работы и расхождений. Для сети студий это обычно абонементы, расписание и оплаты. Для производства это учёт сырья, выпуска и остатков. Для торговли это заказы и склад. Остальные модули подключают следующими этапами, когда первый уже работает и сотрудники к нему привыкли. Так ERP-система растёт вместе с компанией, а не появляется целиком за один запуск.

Какие преимущества даёт использование ERP-системы предприятию

• Меньше ручного переноса данных и ошибок при нём.
• Руководитель видит деньги, продажи и производство в одной системе.
• Отклонения от плана заметны раньше.
• Новые филиалы подключаются к той же базе с готовыми ролями.
• Поверх единой базы проще подключать аналитику и ИИ-агентов: BI-панели показателей и ИИ-агентов.

Обсудить ERP для вашей компании.

Ещё по теме

• Материалы об ИИ и автоматизации бизнеса
• ИИ-агент: что это и как работает
• Цифровизация бизнеса: с чего начать
• Как внедрить ИИ в бизнес